SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE

L’agenda 📓 Boîte à outils 📌

Le chef d’entreprise est le centre multifonctionnel de son activité : pilotage, marketing, management, production... 🦸‍♀🦸‍♂ Véritable figure de proue et locomotive de sa société, il doit aussi fédérer autour de ses valeurs entrepreneuriales.

Etre partout à la fois nécessite des qualités personnelles d’adaptation, d’endurance mais aussi une excellente organisation ! 😜

Certains dirigeants auront à cœur de rester gestionnaires de leur emploi du temps. D’autres préfèreront déléguer à leurs salariés ou à des intervenants externes. Plaçons-nous alors du point de vue de chacun, et étudions ensemble les déclinaisons possibles – et non exhaustives - de la gestion d’agenda pour une utilisation optimale du temps 😉

🔵 Vous êtes entrepreneur autonome : l’agenda pour soi

Dans un contexte de gestion individuelle, l’agenda est avant tout un outil de priorisation : coordonner le présent et le futur, distinguer l’urgent de l’important, définir et anticiper les aléas, ne rien laisser passer.

Seul(e), vous avez le choix du support : papier ou informatique. Dans sa version digitale, les applications sont nombreuses et pour la plupart gratuites. Le choix final dépendra de l’adéquation entre les fonctionnalités proposées et le niveau d’intuitivité - le degré de simplicité d’utilisation - de la solution 😃

Pour ma part, je combine papier et digital, considérant le premier comme garant d’une éventuelle défaillance du second. En complément de mon organiseur, j’utilise donc une application pour ma gestion globale d’entreprise (répartition de mon temps entre les différents postes à gérer), et une seconde pour décortiquer mes postes (listing et priorisation des tâches).

🔵 Vous êtes assistant(e) administratif/ve- salarié(e) ou indépendant(e) : l’agenda pour les autres

Dans un contexte d’assistance organisationnelle, le travail collaboratif prime naturellement. L’agenda est alors un outil de communication et d’échange. L’outil de partage choisi doit garantir une parfaite fluidité et une absolue clarté dans la transmission et la lecture des informations.

Une synchronisation permanente est de rigueur, et une entente préalable sur le code couleurs employé est nécessaire. Chaque utilisateur doit alors être en mesure d’éviter les conflits, c’est-à-dire les doublons (sur les horaires ou les lieux par exemple).

Au sein d’une entreprise, l’employeur est souvent LE décisionnaire dans le choix de l’outil ; vous devez alors vous adapter. Mais si vous êtes à votre compte, tout dépend de ce qui a été convenu avec votre client. Pour ma part, je propose des solutions mais ne les impose pas. Le choix final résulte toujours d’une entente commune après échange sur les besoins liés à l’activité de mon client et sa maturité digitale.

🔵 Astuces pour tous

📌 Les tâches récurrentes. Un événement qui revient régulièrement peut être programmé de façon périodique, ce qui fait gagner du temps sur la préparation du planning et permet de gagner en visibilité à plus ou moins long terme. Mais si vous avez besoin de supprimer un rendez-vous sur cette période : sélectionnez l’occurrence et non la série (au risque de tout faire disparaître), ou bien modifiez la date de fin de la récurrence.

📌 Les événements hypothétiques. Il arrive parfois de réserver des plages pour des rendez-vous en attente de confirmation. Je conseille de redoubler de vigilance à l’aide de rappels, afin de débloquer au plus vite les créneaux secondaires qui seront destinés à d’autres tâches.

📌 Les créneaux non-productifs. Je préconise de faire également apparaître les pauses déjeuner ou moments dédiés aux contraintes personnelles. Dans le cadre d’une assistance organisationnelle, n’hésitez pas à demander à votre employeur ou votre client quels créneaux il désire conserver pour lui et de quelle manière il souhaite les faire apparaître dans l’agenda partagé.

📌 Les informations à inscrire. La centralisation des données est, à mon sens, un vecteur d’efficacité.

Ce qui est évident pour l’un ne l’est pas automatiquement pour l’autre. Et si vous gérez seul(e) votre planning, vous n’êtes pas à l’abri d’oublier des informations importantes liées à l’événement programmé. Dans les deux cas - entrepreneur et assistant(e) – notez donc bien tous les éléments : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, etc...

 

Outil de priorisation, outil de communication et d’échange, l’agenda reste le meilleur allié de l’organisation. La rigueur est inaliénable de son suivi et sa gestion. Tenu astucieusement, il est un véritable outil de productivité

Rédigé par Aurélie DONZEL - Secrétaire indépendante