SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE

Parole d'Expert 🎤 Bernard GOMEZ

Bernard GOMEZ se fait un plaisir de nous partager son point de vue en matière d'organisation...

1 ✅ ORGANISER MON AGENDA : je pars en week-end ou en vacances serein

… non je n’ai pas tout fini – et je reviens serein – car je sais ce que je vais faire.

Tout le monde a un agenda, pour noter ses rendez-vous et réunions, et fait des to-do listes, pour ne pas oublier ce qu’il y a à faire. Bien ! Mais pas suffisant pour réussir à tenir ses plannings.

Le défaut de l’agenda c’est qu’on n’y trouve que l’heure et le rendez-vous, pas ce qu’on doit préparer, savoir, emmener … Le défaut des listes c’est qu’elles deviennent vite une vague, un empilage qu’on pousse devant soi sans réussir à s’en libérer.

Alors les deux idées pratiques suivantes vous permettront de respirer et vous sentir à l’aise, même en étant surchargé.

📌 Ouvrir un organiseur, papier ou électronique comme vous préférez, qui vous donne au moins une semaine d’un coup d’œil, comportant une colonne avec les heures du jour. Vous y noterez pour chaque réunion, action ou rendez-vous, ce qu’on doit préparer, savoir, emmener et heure début, de fin, ce qu’il faut faire après

📌 Programmer toutes les tâches, dans l’agenda et l’organiseur, c’est-à-dire les placer au jour et à l’heure où elles seront faites. Si un aléa survient, la reprogrammer immédiatement à une autre place. Les très petites tâches sont regroupées sans détail dans des plages horaires appelées « sable », normal pour une plage non ? Revérifier chaque jour le bon calage de son agenda.

Naturellement, il vaut mieux connaître les temps d’exécution prévisibles des tâches (au besoin on peut les découper en trois, préparation, réalisation, mise au point et débriefing).

Et bien sûr avoir toujours en tête la roue de Deming (déjà mentionnée par Aurélie Donzel dans sa lettre du mois de février 2021), et la distinction entre "urgent" et "important" pour trier les sujets.

Objections fréquentes :

1/ Oui mais moi je dois travailler en équipe, alors mon agenda ne dépend pas de moi ! Mais si en grande partie c’est vous qui influez et décidez.

2/ Oui mais des imprévus viennent sans arrêt chambouler mon planning. Rassurez-vous il y a un moyen de pallier cette difficulté.

 

2 ✅ GERER MON TEMPS : agenda, je me joue des aléas

📌 Si vous travaillez en équipe, ou du moins avec des personnes avec qui vous devez partager votre agenda (électronique donc), rien ne vous oblige à tout montrer du vôtre. C’est-à-dire que vous pouvez – et vous devez – vous réserver des plages libres pour votre propre travail. Si vous laissez en blanc les temps disponibles, ils vont se remplir de réunions, d’ateliers, etc. les autres vous considérant « libre». Donc sur votre agenda (partagé), grisez les périodes que vous vous réservez. C’est le « Ne pas déranger » qu’on mettait sur sa porte autrefois (avant l’ordinateur et le travail à distance 😉). Attention à ne pas exagérer en grisant tout, car l’astuce ne tiendra pas longtemps et vous serez sommé de contribuer un peu plus au travail collectif.

📌 Si dans votre mission vous êtes soumis à des aléas, même nombreux, en d’autres termes des tâches qui vous incombent mais arrivent par surprise, vous n’êtes pas sans solution. En effet vous ne connaissez pas le moment où cet aléa va arriver, mais par habitude, vous en connaissez la probabilité : fréquence, et la durée de résolution. Exemple, je suis community manager, je sais que j’aurai (probablement) 10 messages aujourd’hui et que pour 6 d’entre eux, la réponse est aisée (5 min.), 3 nécessiteront un examen particulier (15 min.), un nécessitera une recherche de solution (30 min.), soit au total 105 min. de temps de travail. Je place donc 2h de ma journée en tâche aléatoire, une sorte de « trou » réservé. Vous pouvez évidemment placer 2 fois 1 heure ou 4 fois 30 min. Lorsque l’aléa surviendra, s’il doit être résolu immédiatement, il vous suffira de décaler la tâche en cours dans le créneau réservé « trou », et votre planning n’est pas chamboulé. C’est comme au jeu de taquin, le trou se déplace.

 

En résumé sur l’organisation du temps et du travail, pour maîtriser votre temps et retrouver de la sérénité, il vous suffit de 4 éléments : un agenda, un organiseur (semainier minimum), des temps réservés pour vous, et prépositionner des trous pour les aléas … et après, la maîtrise de votre temps devient un exercice quotidien, presque un jeu.

 

Rédigé par Bernard GOMEZ